การย้ายระบบอีเมลบริษัท หรือ การทำงานขึ้นคลาวด์อาจฟังดูซับซ้อน แต่ Google Workspace ได้ออกแบบขั้นตอนทั้งหมดให้เรียบง่าย และปลอดภัย เพื่อให้องค์กรสามารถเริ่มต้นใช้งานได้โดยไม่สะดุด
สมัคร และเลือกแพ็กเกจที่เหมาะสม
เริ่มต้นที่หน้าเว็บของ Google Workspace หรือ ติดต่อตัวแทน และเลือกแพ็กเกจที่เหมาะกับขนาดองค์กร เช่น
- Business Starter สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
- Business Standard สำหรับองค์กรที่เน้นการประชุม และพื้นที่เก็บข้อมูล
- Business Plus สำหรับองค์กรที่ต้องการระบบความปลอดภัยขั้นสูง
การยืนยันโดเมน
องค์กรต้องยืนยันความเป็นเจ้าของโดเมนผ่าน DNS เพื่อใช้อีเมลภายใต้ชื่อบริษัท เช่น yourname@yourcompany.com หรือ หากติดต่อผ่านตัวแทน ตัวแทนจะเป็นผู้ดำเนินการในส่วนนี้ให้
เพิ่มผู้ใช้ และกำหนดสิทธิ์
ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มบัญชีผู้ใช้ใหม่ กำหนดบทบาท (เช่น พนักงาน, ผู้จัดการ) และควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้ละเอียด
ย้ายข้อมูลจากระบบเดิม
Google มีเครื่องมือ Migration Tool ช่วยให้การย้ายอีเมล ปฏิทิน และไฟล์จากระบบเดิมเข้าสู่ Workspace ทำได้อย่างปลอดภัย
การใช้งานจริง และการอบรม
ควรมีการอบรมภายในองค์กร เช่น การใช้ Meet ในการประชุมออนไลน์ การจัดเก็บไฟล์อย่างมีระบบใน Drive และการใช้ Docs เพื่อสร้างงานร่วมกัน
ขั้นตอนการเริ่มใช้งาน Google Workspace
คุณสามารถเริ่มใช้งาน Google Workspace ได้โดยติดต่อทาง Google โดยตรง หรือ ติดต่อกับทางผู้ให้บริการระบบอีเมลได้เหมือนกัน ซึ่งเทคโนโลยีแลนด์ก็เป็นผู้ให้บริการ Email Hosting, Microsoft 365 ราคาถูก, Google Workspace ราคาถูก และ Zoho email hosting
ข้อมูลโดยสรุป
Google Workspace คือระบบที่พร้อมใช้งานได้ทันทีสำหรับองค์กรทุกขนาด หากเข้าใจขั้นตอนการตั้งค่าอย่างถูกต้อง จะช่วยให้การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบคลาวด์เกิดขึ้นอย่างราบรื่น และเพิ่มศักยภาพในการทำงานได้อย่างมหาศาล
บทความที่เกี่ยวข้อง
- องค์กรควรใช้ Microsoft 365 หรือ Google Workspace
- เข้าใจความต่างของ Microsoft 365 และ Office 2021 ตัวเลือกที่ใช่สำหรับคุณ
- การเลือกผู้ให้บริการ Email Hosting ที่เหมาะกับองค์กร
- ปัจจัยด้านกฎหมาย และการปฏิบัติที่องค์กรต้องพิจารณาเมื่อเลือก Email Hosting
- OneDrive คืออะไร ?