ในยุคที่การทำงานต้องอาศัยความร่วมมือ และข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญ “SharePoint” จาก Microsoft ได้กลายเป็นแพลตฟอร์มที่องค์กรทั่วโลกเลือกใช้ในการจัดการข้อมูลภายใน ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร โครงการ หรือ การสื่อสารระหว่างทีม เพื่อสร้างระบบงานที่มีประสิทธิภาพและความปลอดภัยสูงสุด
SharePoint คืออะไร ?
SharePoint เป็นแพลตฟอร์ม Collaboration ที่พัฒนาโดย Microsoft สำหรับการเก็บไฟล์ แบ่งปันข้อมูล และทำงานร่วมกันภายในองค์กร ทั้งยังสามารถปรับแต่งเป็น Intranet, Document Management System (DMS) หรือ ระบบ Workflow Automation ได้ตามความต้องการของแต่ละองค์กร
ฟีเจอร์หลักของ SharePoint
- ระบบจัดเก็บเอกสารแบบศูนย์กลาง (Centralized Document Management)
- ระบบสิทธิ์เข้าถึงตามบทบาท (Permission Control)
- การทำงานร่วมกับ Microsoft 365 เช่น Teams, OneDrive, และ Power Automate
- Version Control และการติดตามประวัติไฟล์
- Integration กับระบบอื่น ๆ ผ่าน API
ประโยชน์ของการใช้ SharePoint ในองค์กร
ช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล เพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารภายในทีม ลดการใช้เอกสารกระดาษ และยังสามารถตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูลย้อนหลังได้อย่างโปร่งใส
การใช้งาน SharePoint ร่วมกับ Microsoft 365
เมื่อเชื่อมต่อกับ Microsoft 365 ผู้ใช้สามารถจัดการไฟล์ใน SharePoint ได้ผ่าน Teams หรือ OneDrive โดยไม่ต้องสลับแพลตฟอร์ม เพิ่มความต่อเนื่องในการทำงาน และลดข้อผิดพลาดจากการจัดเก็บหลายระบบ
ความปลอดภัยของข้อมูลใน SharePoint
SharePoint มีระบบรักษาความปลอดภัยขั้นสูง เช่น การเข้ารหัสข้อมูล (Encryption), MFA, และ Compliance ตามมาตรฐานสากลอย่าง ISO และ GDPR
ขั้นตอนการเริ่มใช้งาน SharePoint
เนื่องจาก SharePoint เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft 365 คุณสามารถเริ่มใช้งาน Microsoft 365 ได้โดยติดต่อทาง microsoft โดยตรง หรือ ติดต่อกับทางผู้ให้บริการระบบอีเมลได้เหมือนกัน ซึ่งเทคโนโลยีแลนด์ก็เป็นผู้ให้บริการ Email Hosting, Microsoft 365 ราคาถูก, Google Workspace ราคาถูก และ Zoho email hosting
ข้อมูลโดยสรุป
SharePoint เป็นมากกว่าระบบเก็บไฟล์ แต่คือศูนย์กลางของ “Digital Workplace” ที่ช่วยยกระดับประสิทธิภาพองค์กรและการสื่อสารในยุคดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์
บทความที่เกี่ยวข้อง
- เข้าใจความต่างของ Microsoft 365 และ Office 2021 ตัวเลือกที่ใช่สำหรับคุณ
- การเลือกผู้ให้บริการ Email Hosting ที่เหมาะกับองค์กร
- ปัจจัยด้านกฎหมาย และการปฏิบัติที่องค์กรต้องพิจารณาเมื่อเลือก Email Hosting
- OneDrive คืออะไร ?
- การเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace สำหรับองค์กร