เอกสารคือหัวใจของการดำเนินธุรกิจ แต่การจัดการที่ไม่เป็นระบบอาจสร้างความล่าช้า และความสับสน SharePoint จึงถูกออกแบบมาเพื่อเป็น “Document Management System” ที่ช่วยให้การจัดการเอกสารในองค์กรเป็นเรื่องง่าย
ระบบจัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์
SharePoint ช่วยรวมเอกสารทั้งหมดไว้ในที่เดียว ลดปัญหาการเก็บไฟล์ซ้ำ และช่วยให้ทีมงานค้นหาไฟล์ได้รวดเร็วขึ้น
การควบคุมเวอร์ชัน (Version Control)
ทุกครั้งที่มีการแก้ไขเอกสาร SharePoint จะเก็บบันทึกประวัติ ทำให้สามารถย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าได้ทุกเมื่อ
ระบบสิทธิ์การเข้าถึง (Access Control)
สามารถกำหนดสิทธิ์ได้ละเอียดถึงระดับเอกสาร เพื่อให้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้
Workflow และการอนุมัติเอกสาร
องค์กรสามารถสร้าง Workflow อัตโนมัติ เช่น การอนุมัติใบเสนอราคา หรือ การอนุมัติเอกสารทางการเงิน เพื่อลดเวลาการทำงาน
การเชื่อมต่อกับระบบภายนอก
SharePoint รองรับการเชื่อมต่อกับ ERP หรือระบบ HR ทำให้ข้อมูลในองค์กรถูกจัดเก็บ และเชื่อมโยงอย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนการเริ่มใช้งาน SharePoint
เนื่องจาก SharePoint เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft 365 คุณสามารถเริ่มใช้งาน Microsoft 365 ได้โดยติดต่อทาง microsoft โดยตรง หรือ ติดต่อกับทางผู้ให้บริการระบบอีเมลได้เหมือนกัน ซึ่งเทคโนโลยีแลนด์ก็เป็นผู้ให้บริการ Email Hosting, Microsoft 365 ราคาถูก, Google Workspace ราคาถูก และ Zoho email hosting
ข้อมูลโดยสรุป
SharePoint คือเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดการเอกสารในองค์กรมีระเบียบ ปลอดภัย และสามารถขยายต่อยอดสู่ระบบอัตโนมัติได้ในอนาคต
บทความที่เกี่ยวข้อง
- การเลือกผู้ให้บริการ Email Hosting ที่เหมาะกับองค์กร
- ปัจจัยด้านกฎหมาย และการปฏิบัติที่องค์กรต้องพิจารณาเมื่อเลือก Email Hosting
- OneDrive คืออะไร ?
- การเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace สำหรับองค์กร
- SharePoint