Email Hosting คืออะไร ?
Email Hosting คือ ระบบอีเมล์ที่ใช้งานกันภายในองค์กร ซึ่งมีความแตกต่างไปจากระบบ Free Email ทั่วไป เช่น มีระบบ Admin ที่สามารถบริหารจัดการ User ได้และยังสามารถใช้งานภายใต้ @domain ตนเองได้
ปัญหาการใช้งานที่มากมาย ?
ผู้เขียนเชื่อว่าท่านที่ได้อ่านบทความนี้อยู่นั้นส่วนใหญ่มักจะพบกับปัญหาการใช้งาน Email Hosting อยู่และกำลังหาข้อมูลในการเปลี่ยนผู้ให้บริการ Email Hosting ปัญหาที่มักพบได้บ่อย เช่น ส่ง Email ไม่ถึงปลายทาง (IP ติด Blacklist) ระบบล่มและเมื่อเกิดปัญหาผู้ให้บริการก็อาจจะแก้หรือไม่แก้ปัญหาให้และปัญหาเหล่านั้นก็ไม่จบไปสักที ทำให้ต้องเปลี่ยนผู้ให้บริการในที่สุด
Function มากมายจำเป็นจริงหรือ ?
มันจะมีประโยชน์อะไรหากระบบ Email Hosting ที่ใช้งานเต็มไปด้วย Function การทำงานและพื้นที่ (Email Diskspace) จำนวนมากแต่ระบบ Email หลักที่ใช้รับส่งเต็มไปด้วยปัญหาเพราะอย่าลืมว่าเมื่อ Function การทำงานยิ่งมากยิ่งต้องใช้ทรัพยากรด้านเทคนิคจำนวนมากและทุกจุดย่อมเกิดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหา หากไม่สามารถบริหารจัดการได้ดีพอ รวมถึงผู้ให้บริการยังต้องเสียทรัพยากรไปบริหารระบบย่อยๆแทนที่จะ Focus ไปยังระบบการรับส่ง Email หลักเพียงอย่างเดียว
สาเหตุที่ทำให้เจอแต่ระบบที่มีปัญหา
- พนักงานเปลี่ยนคนบ่อย
เมื่อองค์กรที่มีพนักงานเปลี่ยนไปบ่อยๆ ย่อมทำให้ความเชี่ยวชาญในการแก้ไขปัญหาและพัฒนาระบบนั้นน้อยไปเรื่อยๆ เพราะไม่มีพนักงานคนใดคนหนึ่งมีความรู้มากพอในการพัฒนาระบบ Email Hosting หรือแม้แต่ช่วยในการแก้ไขปัญหาของลูกค้า
- ผู้ให้บริการเน้นการขายสินค้าที่หลากหลาย
ยกตัวอย่างเช่นหากท่านต้องการดื่มกาแฟดีๆสักแก้วท่านจะไปร้านกาแฟหรือร้านอาหารที่มีสินค้าจำนวนมากและกาแฟก็เป็นเพียงสินค้าหนึ่งของเค้าเท่านั้น แน่นอนว่าเราย่อมไปร้านกาแฟเพราะเรามีความเชี่อว่าเค้าย่อมทุ่มเทในการพัฒนากาแฟที่ดีมากกว่าร้านที่เต็มไปด้วยสินค้าจำนวนมากเพราะมันจะเป็นไปได้ยากที่เค้าจะทำทุกสินค้าได้ดีทั้งหมด
เช่นเดียวกับระบบ Email Hosting เป็นระบบที่มีความซับซ้อนสูงมาก ซึ่งเต็มไปด้วยการทำงานย่อยๆ เช่น คุณภาพการรับส่ง Email ความเสถียรของระบบในความเห็นส่วนตัวผู้เขียนมันเป็นไปได้ค่อนข้างยากมากหากผู้ให้บริการมิได้ Focus สินค้าในการให้บริการระบบ Email เพียงอย่างเดียวเท่านั้น - ประสบการณ์ที่ไม่มากพอของผู้ให้บริการ
หากคุณปวดขาแล้วไปพบแพทย์ก็เป็นเรื่องปกติมากๆ ที่ใครๆก็อยากพบแพทย์ที่มีประสบการณ์ ซึ่งดูเหมือนว่าอาการปวดขาอาจจะเป็นอาการทั่วไปที่ใครๆก็รักษาได้ แต่หากเราเลือกได้เราก็อยากรักษากับแพทย์เฉพาะด้านที่มีประสบการณ์ ซึ่งอาจจะมีมุมมองการรักษาที่แตกต่างกัน
เช่นเดียวกับระบบ Email ประสบการณ์และความสามารถของบุคลากรนั้นเป็นส่วนสำคัญยิ่งที่จะพัฒนาสินค้าให้มีประสิทธิภาพ โดย Software ของระบบ Email เป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งเท่านั้นเพราะการ Maintenance นั้นเป็นหน้าที่โดยตรงของผู้ให้บริการดังนั้นหากผู้ให้บริการนั้นเปิดบริการมาหลายปีรวมถึงเป็นบริษัทที่มีความมั่นคงย่อมเป็นส่วนสำคัญในการเลือกให้ผู้ให้บริการเช่นกัน
ความแตกต่างของผู้ให้บริการ Email Hosting
ในความเห็นส่วนตัวผู้เขียนแนะนำว่าควรเลือกผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญและให้บริการสินค้าด้าน Email มากกว่าผู้ให้บริการสินค้าที่หลากหลาย เพราะผู้ให้บริการเฉพาะย่อม Focus และทุ่มเทในการพัฒนาและให้บริการสินค้าเพียงชนิดเดียวเท่านั้น
| ผู้ให้บริการเฉพาะ Email | ผู้ให้บริการทั่วไป |
|---|---|
| มีสินค้าด้าน Email เท่านั้น | มีสินค้าหลากหลาย เช่น Web Hosting, จด Domain, Email Hosting และระบบอื่นๆ |
| มันเป็นผู้ผลิตและสร้างระบบ Email ของตนเองทั้งหมด | นำเข้า Software สำเร็จรูปเข้ามาติดตั้ง |
| มีระบบ Admin หรือ Control Panel ที่คลอบคลุมการใช้งานในระดับองค์กร | มักเป็นระบบ Control Panel ของ Website ที่มีจุดประสงค์เพื่อบริหารจัดการเว็บไซต์ |
| พนักงานทั้งหมดให้บริการเฉพาะระบบ Email เท่านั้น | พนักงานให้บริการทุกสินค้า |
| มุ่งเน้นสินค้าไปยังสินค้าเดียว | มุ่งเน้นสินค้าไปทุกสินค้าที่สร้างรายได้ |
(ข้อมูลเป็นไปตามความเห็นส่วนตัวของผู้เขียนเท่านั้น)
ความแตกต่างระหว่างระบบระดับโลกและ Email Hosting ทั่วไป
ระบบระดับโลกในความหมายของผู้เขียน คือ ระบบ Google Workspace โดย Google หรือ ระบบ MS 365 โดย Microsoft ซึ่งแน่นอนว่าระบบเหล่านี้ย่อมมี Function และประสิทธิภาพมากกว่าระบบ Email Hosting ทั่วไปอย่างแน่นอนเพราะใช้ทีมพัฒนาระดับโลกและเงินทุนจำนวนมหาศาล แต่แน่นอนว่าย่อมแลกมาด้วยค่าใช้จ่ายที่มากขึ้น และจริงๆแล้วองค์กรของเราต้องการ Function การทำงานทั้งหมดหรือไม่
| ระบบระดับโลก | ระบบ Email Hosting ทั่วไป |
|---|---|
| เน้น Function การทำงานเป็นทีมที่ครบวงจร เช่น vdo conference, calendar, email, drive, software สำหรับการทำงานเป็นทีม | มีแต่ระบบ Email เท่านั้น |
| ราคาสูง | ราคาถูกกว่า |
| เสถียรและนิ่งกว่า | ความเสถียรน้อยกว่า |
| ผู้ให้บริการในไทยเป็นเพียงตัวแทนจำหน่าย | ผู้ให้บริการในไทยอาจจะเป็นผู้สร้างระบบดังกล่าวเอง |
จากข้อมูลด้านบนย่อมเห็นว่าระบบระดับโลกมีข้อดีกว่าระบบ Email Hosting ทั่วไปในทุกๆด้านอย่างแน่นอน แต่แน่นอนว่าค่าใช้จ่ายแพงกว่าระบบ Email Hosting ทั่วไปหลายเท่า หากเรามิได้จำเป็นต้องใช้งาน Function เหล่านั้นการใช้งานแต่ Email Hosting ย่อมช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่าย แต่ต้องเลือกผู้ให้บริการที่มีคุณภาพ แต่หากท่านมีงบประมาณที่จำกัดแต่ต้องการใช้งานระบบระดับโลกท่านสามารถพิจารณาการใช้งานร่วมกัน 2 ระบบ เช่น Google Workspace Hybrid แต่ต้องเลือกผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญสูงเช่นกัน
แล้วเราจะเลือกผู้ให้บริการที่ไหนดี ?
เราควรเลือกผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญมีประสบการณ์รวมถึงพนักงานมีประสบการณ์ในการแก้ไขปัญหาอย่างทันท่วงที และผู้ให้บริการควรมุ่งเน้นสินค้าไปยังการให้บริการ Email Hosting มากกว่าการให้บริการสินค้าที่หลากหลายและควรมีมาตรฐานหรือผลงานที่ได้รับการยอมรับที่ตรวจสอบได้ เพราะนั่นย่อมเป็นสิ่งที่แสดงถึงความเชี่ยวชาญอย่างสมเหตุสมผลมากกว่าคำกล่าวอ้างหรือรูปภาพที่แสดงประสิทธิภาพที่ไม่มีแหล่งที่มาหรือไม่สมเหตุสมผล
ถูกสุดไม่ใช่คำตอบ
หากคุณใช้งานระบบ Email Hosting ที่ราคาถูกมากๆเสมือนดั่งได้ฟรีและแน่นอนว่าใครๆก็อยากได้ แต่มันจะไม่มีประโยชน์อะไรเลยหากมันใช้งานจริงไม่ได้และอาจจะสร้างความเสียหายมากกว่า เช่น จะส่ง Email ไปหาลูกค้าว่าให้มารับของที่ท่าเรือวันพรุ่งนี้ที่ประเทศปลายทางช่วงเช้า แต่ Email นั้นกลับไม่ถูกส่งไปหรือส่งไปล่าช้า (Email Delayed) นั่นย่อมเกิดความเสียหายเป็นตัวเงินทันที ซึ่งถึงแม้ว่าเราอาจจะได้ระบบ Email ฟรีๆมาใช้มันก็ไม่เกิดประโยชน์อะไรเลย
จุดมุ่งหมายของการใช้งานคืออะไร ?
แน่นอนว่าไม่มีใครอยากเปลี่ยนผู้ให้บริการ Email Hosting บ่อยๆ ถึงแม้อาจจะพบภายหลังว่ามีผู้ให้บริการรายอื่นให้บริการด้วยราคาที่ถูกหรือมี Function ที่มากกว่า เพราะนั่นย่อมเกิดปัญหาการใช้งานจำนวนมากในระหว่างการใช้งาน และพนักงาน IT Support ก็อาจจะถูกตำหนิจากผู้บริหาร ดังนั้นจุดมุ่งหมายสูงสุดในการเลือกผู้ให้บริการ Email Hosting ที่ถูกต้องคือ ระบบที่มีความเสถียร มีความน่าเชื่อถือในการรับส่ง Email ผู้ให้บริการมีพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญในการพัฒนาและแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงทีและมีประสิทธิภาพและมีราคาที่สมเหตุสมผลไม่ถูกหรือแพงเกินไป เป็นต้น