เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่า Google นั้นมีให้บริการฟรีอีเมลที่เป็น @gmail ซึ่งทุกคนน่าจะเคยได้ผ่านการใช้งานกันมาแล้ว แต่บางบริษัทต้องการใช้งานอีเมลบริษัทในระบบเดียวกันกับฟรีอีเมลของทาง Google เพราะเคยชินกับการใช้งานฟรีอีเมล ท่านสามารถทำตามขั้นตอนสร้างอีเมลบริษัทในระบบ Google Workspace ในบทความนี้ได้เลย
Google Workspace คืออะไร ?
Google Workspace คือ ระบบอีเมลบริษัทที่ให้บริการโดย Google ซึ่งมาพร้อมกับ Function ต่าง ๆ เช่น Dirve, Docs, Sheet และ Meet เป็นต้น ซึ่งการใช้งานจะเหมือนกับการใช้งาน @gmail เลยแตกต่างกันตรงที่ พื้นที่การใช้งาน และการเข้าใช้งาน Function อื่น ๆ ที่บางตัว @gmail ก็ไม่สามารถเข้าใช้งานได้ หากต้องการใช้งานสามารถติดต่อกับทาง Google ได้โดยตรง หรือ ติดต่อกับตัวแทนจำหน่าย google workspace ราคาถูก ได้เลย
ขั้นตอนสร้างอีเมลบริษัทในระบบ Google Workspace
ขั้นตอนสร้างอีเมลบริษัทระบบ Google Workspace แบบเข้าใจง่ายตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงการใช้งาน สำหรับผู้ที่ไม่มีความรู้ด้าน IT
1.กำหนดความต้องการใช้งานและงบประมาณ
สำหรับอีเมลบริษัทระบบ Google Workspace นั้นก็จะมีการคิดราคาแตกต่างกันตามแต่ละ Plan โดยราคาเริ่มต้นตั้งแต่ 2,340 บาท/ Use ไปจนถึง 9,500 บาท/ User (ราคาอ้างอิงค์จากเทคโนโลยีแลนด์) โดยราคาอาจจะมีการเปลี่ยนแปลงได้จาก Google ซึ่งสำหรับบริษัททั่วไป Plan ระดับเริ่มต้นนั้นเพียงพอต่อการใช้งานแล้ว
2.เลือกผู้ให้บริการอีเมลบริษัทระบบ Google Workspace
ท่านสามารถเลือกใช้บริการกับทาง Google ได้โดยตรง หรือ เลือกใช้งานกับผู้ให้บริการ ซึ่งผู้ให้บริการทั้งหมดเป็นเพียงตัวแทนจำหน่ายที่รับสินค้าจาก Google ในการเลือกผู้ให้บริการควรเลือกผู้ให้บริการที่มีความน่าเชื่อถือและบริการหลังการขายที่ไว้ใจได้ เพราะผู้ให้บริการจะมีหน้าที่คอยแก้ไขปัญหาที่ท่านพบ หรือ ทำหน้าที่ติดต่อประสานงานให้ท่านได้
3.คิดชื่อ Domain ที่ต้องการใช้งาน
หลายคนที่พึ่งใช้งานอาจจะไม่ทราบด้วยซ้ำว่าชื่อ Email ข้างหลัง @ นั้นในภาษาเทคนิคเรียกว่า Domain Name หรือ หลาย ๆ บริษัทอาจจะมีชื่อ Domain ของตนเองอยู่แล้วก็สามารถย้ายผู้ให้บริการ Domain ไปยังผู้ให้บริการอีเมลบริษัทด้วยก็ได้เช่นกัน ซึ่ง Domain ที่นิยมใช้กันก็จะเป็น .com หรือ .co.th
4.คิดชื่อ User ที่ต้องการใช้งาน
สำหรับการตั้งชื่ออีเมลนั้น ท่านสามารถตั้งตามความต้องการได้เลย แต่สำหรับท่านใดที่ยังคิดไม่ออก ทางเรามีตัวอย่างแนะนำดังนี้ บางบริษัทอาจจะตั้งชื่อ Email เป็นชื่อกลางแผนก เช่น hr@company.com, account@company.com หรือ อาจจะตั้งชื่อเป็นชื่อพนักงาน เช่น somkit.h@company.com ซึ่งท่านต้องส่งรายชื่อเหล่านั้นไปยังผู้ให้บริการเพื่อสร้างระบบรองรับไว้
5.ติดตั้ง Email ไว้ในเครื่องที่พนักงานใช้งาน
หลังจากท่านทำตามขั้นตอนด้านบนครบแล้ว ผู้ให้บริการจะส่งคู่มือการตั้งค่า เพื่อใช้เช็คอีเมลในอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น มือถือ, Tablet, Notebook เป็นต้น ท่านมีหน้าที่ที่จะต้องตั้งค่าเหล่านั้นในอุปกรณ์ต่าง ๆ หรือให้ฝ่าย IT ในบริษัทช่วยตั้งค่าให้ ซึ่งสำหรับอีเมลบริษัทระบบ Google Workspace นั้น ท่านสามารถใช้งานผ่านหน้าเว็บของ Gmail หรือ Application Gmail ในมือถือได้เลย
ข้อมูลโดยสรุป
ในปัจจุบันอีเมลบริษัทระบบ Google Workspace นั้นเป็นสิ่งสำคัญในการติดต่อสื่อสารระหว่างธุรกิจต่อธุรกิจ ถึงแม้ว่าในการเริ่มใช้งานช่วงแรก ๆ อาจจะไม่ค่อยมีความสำคัญ แต่เมื่อใช้งานไประยะหนึ่งจะทราบว่าลูกค้า และผู้ติดต่อทั้งหมดจะทำการติดต่อมายังอีเมลบริษัท ดังนั้นควรเลือกผู้ให้บริการและระบบที่มีคุณภาพและบริการหลังการขายที่เชื่อถือได้
บทความที่เกี่ยวข้อง
- สร้างอีเมลบริษัทได้อย่างไร ?
- สร้างอีเมลบริษัทระบบ Microsoft ได้อย่างไร ?
- MS365 VS Google Workspace VS Mail Server ต่างกันอย่างไรแบบไหนเหมาะกับเรา ?
- Hybrid Email คืออะไร ?
- การปรับราคาขึ้นของ Google workspace !