องค์กรทุกองค์กรย่อมมีการใช้ Email ของตนเอง ซึ่งจากเมื่อก่อนเราใช้งาน Email เพื่อรับส่งเท่านั้น แต่ความต้องการขององค์กรนั้นเปลี่ยนแปลงไป เช่น ต้องการระบบ VDO Call, Drive สำหรับเก็บข้อมูลภายใน, Calendar สำหรับแจ้งเตือนกิจกรรมภายในองค์กร เป็นต้น ซึ่งแน่นอนมีมันก็ดีกว่าระบบที่แพงกว่าก็น่าจะเสถียรกว่าน่าเชื่อถือกว่าแต่เราก็ต้องเลือกให้เหมาะสมและคุ้มค่าที่สุดจริงไหมเราไปดูความแตกต่างและความเหมาะสมของแต่ละระบบกัน
ระบบอีเมลในองค์กรมีระบบอะไรบ้าง
- Mail Server / Email Hosting / Cloud Email ซึ่งจริงๆแล้วทั้งหมดก็มีความหมายเดียวกัน เป็นระบบที่ให้ผลิตจากผู้ให้บริการที่หลากหลาย ซึ่งส่วนใหญ่องค์กรต่างๆมักเลือกใช้จากประเทศภายในของที่ตั้งองค์กรนั้นๆ เพราะง่ายต่อการประสานงาน บริการหลังการขาย (Support) และการชำระเงิน
- Google Workspace ถูกสร้างโดย Google inc ซึ่งถือเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน Cloud และ Big Data บริษัทหนึ่งของโลกโดยก่อนหน้านี้มีชื่อว่า Google Apps , GSuite โดยเป็นหนึ่งในระบบ Email ที่พัฒนามาอย่างยาวนานและเริ่มเป็นที่นิยมในประเทศไทยประมาณ 5 ปีที่ผ่านมา โดยมีระบบ Vdo Call, Drive, Calendar, Google Docs (คล้ายๆกับ Word, Excel, Powerpoint) อย่างครบถ้วนและยังเป็นเจ้าของระบบ Gmail.com ที่เป็น Free Email
- Microsoft 365 (MS365) ถูกสร้างโดย Microsoft บริษัทที่เชี่ยวชาญด้าน Software ระดับโลกและเป็นผู้สร้าง Microsoft Window ซึ่งเป็นระบบปฏิบัติการที่ใช้งานกันทั่วโลก ซึ่งมีจุดเด่นตรงที่เป็นผู้ผลิต Software Microsoft Office เช่น Word, Excel, Powepoint, Drive, VDO Call และนำ Software เหล่านี้สามารถใช้งานบน Online โดยไม่ต้องติดตั้งในเครื่องหรือติดตั้งในเครื่องก็ได้เช่นกัน (อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม) และเป็นผู้เชี่ยวชาญระบบ Email อยู่เดิมคือ Hotmail.com ที่เรารู้จักกันมาอย่างยาวนาน
ความแตกต่างของแต่ละระบบ
| รายละเอียด | Mail Server | Google Workspace | MS365 |
|---|---|---|---|
| ราคา | ถูก | กลาง-สูง | กลาง-สูง |
| ความน่าเชื่อถือ | ต่ำ-สูง (แล้วแต่ผู้ให้บริการ) | สูง | สูง |
| ใช้งาน Email | เน้นใช้งาน Email | เน้นใช้งาน Email และ App อื่นๆ | เน้นใช้งาน Email และ App อื่นๆ |
| การใช้งาน Email | เน้นการใช้งานบน Outlook/Thunderbird/Webmail | เน้นการใช้งานบน Online (รองรับบน Client) | เน้นการใช้งาน Online และโปรแกรมบนเครื่อง |
| การจัดการเอกสาร | – | Google Docs Online | Microsoft Office Online |
| ใช้งานผ่านมือถือ | รองรับ | รองรับ (และมี App ของตนเอง) | รองรับ (และมี App ของตนเอง) |
| โปรแกรมแบบ ติดตั้งในเครื่อง | – | – (เน้นการใช้งาน Online) | Microsoft Office แบบติดตั้งในเครื่อง |
| VDO Call | – | Google Meet | Microsoft Teams |
| Drive เก็บข้อมูล | – | Google Drive | OneDrive |
การบริการหลังการขาย (Support)
รูปแบบการขายของ Google Workspace และ Microsoft Office 365 (MS365) จะถูกจัดจำหน่ายจาก ตัวแทนจำหน่าย Microsoft 365 (MS365) / Google Workspace ในประเทศไทยแต่จริงๆ แล้วนักพัฒนาทั้งหมดอยู่ในต่างประเทศ ดังนั้นหากเป็นปัญหาที่ไม่ได้ซับซ้อนหรือเกี่ยวข้องกับระบบตัวแทนจำหน่ายอาจจะให้ข้อมูลหรือคำปรึกษาได้ แต่หากซับซ้อนมากกว่านั้นตัวแทนจำหน่ายจะส่งเรื่องไปยังทีม Support ของสินค้านั้นๆอีกทีหรืออาจจะให้ท่านติดต่อไปโดยตรง
ส่วนระบบ Mail Server ทั่วไปส่วนใหญ่จะถูกพัฒนาโดยทีมงานภายในประเทศไทยทั้งหมดดังนั้นการแก้ปัญหาต่างๆ อาจจะสื่อสารและเข้าใจปัญหาได้มากกว่าซึ่งขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพการให้บริการของผู้บริการนั้นๆ
องค์กรเราควรใช้ระบบใด
แน่นอนว่าระบบที่ดีนั้นมีราคาที่ต้องจ่ายและต้องนำเข้าจากต่างประเทศ ซึ่งส่งผลให้ราคาอาจจะมีการเปลี่ยนแปลงไปทุกปีหรือทุกเดือนขึ้นอยู่กับค่าเงินในช่วงนั้นๆ เช่น ในช่วงนี้ค่าเงินบาทอ่อนค่าอย่างมากทำให้ราคาของระบบนั้นๆ ถูกปรับสูงขึ้นกว่า 10-20% (ในค่าเงินบาท) เช่น องค์กรของเรามีพนักงาน 10 คน หากเราใช้งานระบบที่ต้องนำเข้าซึ่งมีราคาเริ่มต้นประมาณ 2,000 บาท /User/ปี เราจะมีค่าใช้จ่าย 20,000 บาท/ปี
แต่ในทางกลับกันหากเราใช้งานระบบ Email Server ทั่วไปจะมีราคาเริ่มต้นตั้งแต่ 200-300 / User/ปี หากมีพนักงาน 10 คนเราก็จะมีค่าใช้จ่ายประมาณ 3,000 บาท/ปี ซึ่งประหยัดไปกว่า 80%
ซึ่งมุมมองของผู้เขียนมองว่าเราควรกลับมาถามตัวเราอีกทีว่าจริงๆ แล้วเราได้ใช้ Function เหล่านั้นหรือไม่ เช่น บางองค์กรอาจจะสื่อสารด้วยวิธีการง่ายๆ เช่น โปรแกรม Line เพื่อ VDO Call กับพนักงานมานานแล้วอยู่ดีๆเราเปลี่ยนระบบมาใช้ระบบอื่นซึ่งอาจจะเป็นระบบที่มีความน่าเชื่อถือและเป็นทางการกว่าแต่เวลาใช้งานจริงๆ พนักงานจะใช้งานด้วยหรือไม่หรือใช้แบบเดิมก็ดีอยู่แล้วและเอาเข้าจริงๆมันก็ไม่ได้มีปัญหาอะไร เป็นต้น
ส่วนการเช็ค Email พนักงานก็เช็คผ่าน Microsoft Outlook หรือ Thunderbird ด้วยวิธีนี้และเรามองว่ามันก็มีประสิทธิภาพดีอยู่แล้วเราจำเป็นต้องใช้ Function อื่นๆจริงหรือไม่หรืออาจจะจำเป็นแค่บาง User บางคนอาจจะใช้ตัวเลือกเช่น Google Workspace Hybrid ซึ่งเป็นการใช้งาน Google Workspace ร่วมกับระบบอื่นๆ ซึ่งอาจจะประหยัดกว่าการใช้งาน Google Workspace อย่างเดียวเป็นต้น
ถ้าจำเป็นต้องใช้ก็ต้องใช้
แน่นอนว่าบางองค์กรเห็นว่าการมี Function ที่ครบถ้วนอาจจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรและพนักงานและมีความคุ้มค่าในการลงทุนทางเลือกสำหรับระบบ Google Woskapce และ Microsoft 365 (MS365) ก็เป็นทางเลือกที่เหมาะสมแต่ต้องมั่นใจว่าเราจะสามารถจ่ายค่าบริการได้ทุกปีเนื่องจากเป็นค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง และหากเปลี่ยนแปลงระบบอื่นๆภายหลัง User ก็จะต้องเสียเวลาเรียนรู้การใช้งานใหม่อีกครั้ง
ข้อมูลโดยสรุป
การเลือกใช้ระบบ Email หรือระบบอื่นๆที่เกี่ยวข้องในการดำเนินธุรกิจต้องประเมินถึงความคุ้มค่าในระยะยาว เนื่องจากเป็นค่าใช้จ่ายต่อเนื่องตลอดระยะเวลาที่เราต้องดำเนินธุรกิจ และต้องมั่นใจว่าเราใช้งาน Function ต่างๆของแต่ละระบบได้อย่างคุ้มค่า เพราะการลงทุนในการใช้ระบบใดระบบหนึ่งไม่เหมือนกับการเลือกซื้อโทรศัพท์มือถือที่ต้องคอยติดตามสินค้ารุ่นใหม่ๆเสมอ หรือถ้าเรามองว่าสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ดีการลงทุนในระบบใดระบบหนึ่งก็อาจจะเป็นเรื่องที่มีความคุ้มค่าซึ่งอยู่กับวัฒนธรรมการทำงานและใช้เทคโนโลยีของแต่ละองค์กรที่แตกต่างกัน