แนะนำวิธีแก้ไขปัญหาอีเมลเบื้องต้น ไม่ต้องง้อ IT

ปัญหายอดฮิตสำหรับพนักงานออฟฟิศที่ใช้งานอีเมล คือ รับอีเมลไม่ได้, ส่งอีเมลไม่ได้, ลืมรหัสผ่าน ซึ่งในวันนี้ผู้เขียนอยากจะแนะนำวิธีการแก้ไขปัญหาพื้นฐานด้วยตนเองโดยไม่ต้องง้อ IT เพราะ IT บางทีงานเยอะ หรือบางองค์กรก็ไม่มี IT มาคอย Support End-users ปัญหาอีเมลชื่อบริษัทโดยเฉพาะ

รับอีเมลไม่ได้จากทุกผู้ส่ง หมายความว่าทุก Senders ที่ส่งข้อความมาที่ Email account เราจะไม่ได้รับอีเมลสักฉบับเลย

ขั้นแรก ให้เราเปิดเว็บเมลตรวจสอบที่หน้า Mailbox ของบัญชีอีเมลดังกล่าวว่ายังมีพื้นที่เหลืออยู่หรือไม่

ถ้า Mailbox เต็ม แถบสถานะด้านล่างจะแสดงเป็น 100% of 100% หรือถ้าใกล้เต็มจะเป็นตัวอักษรสีแดงซึ่งวิธีการแก้ไขด้วยตนเองง่ายมาก คือ ลบข้อความเก่า ๆ ที่ไม่ต้องการแล้ว ออกจาก Mailbox: Inbox, Sent, Junk/Spam folders ต่าง ๆ จากนั้นตามไปลบแบบถาวรอีกครั้งที่ Trash folder ซึ่งจะทำให้พื้นที่ Mailbox เหลือมากขึ้น จนสามารถรับข้อความต่อไปได้

ถ้า Mailbox ไม่เต็ม ให้ตรวจสอบสถานะการใช้บริการ Email hosting กับผู้ให้บริการว่าระบบทำงานปกติหรือไม่ บางทีอาจจะค้างชำระค่าบริการทำให้โดเมนหมดอายุจนถูกตัด Service ก็เป็นเหตุผลที่ใช้งานอีเมลไม่ได้เหมือนกัน

รับอีเมลไม่ได้จากผู้ส่งบางคน หมายความว่ามีอีเมลจาก Sender @domian.com เหมือนกัน ที่ส่งข้อความมาที่ Mailbox ของ Email account เราไม่ได้

เวลาเรารับข้อความไม่ได้ การตรวจสอบ ทดสอบด้วยตนเองจึงเป็นสิ่งที่ Users ควรทำเป็น เพื่อเล่าอาการของปัญหาเบื้องต้นได้ว่า ข้อความที่ส่งเข้ามานั้นเราได้รับบ้างไหม หรือรับไม่ได้สักฉบับเลย ซึ่งจะช่วยเบาแรง IT Support ได้อีกเยอะมาก ๆ
กรณีที่รับข้อความจากบางคนไม่ได้ เราสามารถแจ้งผู้ให้บริการอีเมลของเราตรวจสอบ Log ขารับได้ตลอดเวลาว่า ข้อความจากผู้ส่งนั้นผ่านเข้ามาในตัวกรองฝั่ง Mail Server ของเราหรือไม่ หากผู้ให้บริการแจ้งว่าไม่มีข้อความจากผู้ส่ง

กรณีที่รับข้อความจากใครสักคนไม่ได้เลย ให้ย้อนกลับไปดูสาเหตุข้อ 1

ลืมรหัสผ่าน

ปัญหายอดฮิตของ users ที่ใช้งานอีเมลผ่านโปรแกรม Client ต่าง ๆ เช่น MS Outlook, Thunderbird เพราะตั้งค่าไว้ให้ใช้แต่บนโปรแกรม ใช้งานอีเมลนานจนลืมรหัสผ่าน แบบนี้แนะนำให้แจ้งผู้ให้บริการอีเมลให้เปลี่ยนรหัสผ่านให้ โดยแนะนำให้จดจำรหัสผ่านไว้ให้ดู เสมือนรหัสผ่านเป็นกุญแจเข้าบ้านเรา เราต้องเก็บรักษาไว้ดี ๆ เพื่อกันผู้ไม่ประสงค์ดีมาขโมยของในบ้าน (ข้อมูลอีเมล) ของเรา

สำหรับคนที่ลืมรหัสผ่านไปฟรีอีเมล ลองใช้วิธีกู้คืนบัญชีอีเมล จากบัญชีอีเมลสำรองหรือเบอร์โทรศัพท์ดูก่อน

ส่งข้อความอีเมลไม่ออก

เราต้องรู้ก่อนว่าส่งไม่ออกแล้วมีข้อความตีกลับมาหรือไม่

>>> ไม่มี ข้อความเราอาจจะไปค้างในคิวของ Mail server ปลายทางแล้ว แต่ติดปัญหาบางอย่างทำให้ข้อความไม่เข้า INBOX ผู้รับ

>>> มี เราสามารถนำ Error code มาค้นหาจาก Google Search ได้ ว่าสาเหตุที่ส่งไม่ออกแล้วมีตีกลับนั้นเพราะอะไร บางทีเป็นที่เราพิมพ์ชื่อบัญชีปลายทางผิดไป 1 ตัว ก็ส่งไม่ออก หรือบางทีแนบไฟล์เยอะเกิน 20MB ก็อาจจะทำให้ส่งไม่ออกเช่นกัน เพราะปลายทางจะมองว่าเป็นสแปม

บทความที่เกี่ยวข้อง

Reject Message ในการใช้งาน Email คือ อะไร ?
5 ปัญหายอดฮิตของ email hosting ที่คุณควรรู้ และ คนขายไม่เคยบอกคุณ !
รวม Keyword ในข้อความตีกลับ ที่แจ้งว่าอีเมล์ที่ส่งออกนั้น ไม่มีอยู่จริง