สำหรับบริการ Email hosting โดยส่วนใหญ่แล้วจะเป็นการเช่าบริการ Email จากผู้ให้บริการ Email hosting โดยมีสัญญาการให้บริการเป็นรูปแบบ ปี ต่อ ปี หรือมากกว่านั้นขึ้นอยู่กับแต่ละผู้ให้บริการซึ่งผู้ใช้บริการสามารถเลือกที่จะต่ออายุบริการและใช้งานอีเมลต่อไปหรือเลือกที่จะเปลี่ยนแปลงระบบ Email hosting ที่ใช้งานอยู่ปัจจุบันไปใช้งานระบบ Email hosting อื่นที่อาจตรงต่อความต้องการใช้งานขององค์กรหรือบริษัทของท่านมากกว่า
สาเหตุหลัก ๆ ที่ผู้ใช้บริการเลือกที่จะเปลี่ยนระบบ Email hosting
- ประสิทธิภาพการทำงานของระบบเดิม ผู้ใช้งานอาจเกิดปัญหาในการรับ-ส่ง อีเมลบ่อยครั้งซึ่งผู้ให้บริการเดิมไม่สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็วทำให้ส่งผลกระทบต่องานของผู้ใช้บริการ
- ขนาดพื้นที่ (Disk space) พื้นที่มีการจัดเก็บข้อมูลทั้งขารับ – ส่งออกของแต่ละระบบจะมีขนาดไม่เท่ากัน ซึ่งหากพื้นที่ตรงนี้เต็มก็จะส่งผลให้ไม่สามารถรับ-ส่งอีเมลใหม่ ๆ ได้จึงควรเลือกให้เพียงพอต่อการใช้งาน
- การเพิ่มพื้นที่หรือการจัดสรรพื้นที่ของแต่ละอีเมล ระหว่างการใช้งาน เช่นการซื้อพื้นที่เพิ่มให้บาง User ในกรณีที่พื้นที่เต็มบางระบบไม่สามารถซื้อพื้นที่เพิ่มได้ แต่บางระบบก็สามารถซื้อเพิ่มได้ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการะบบอีเมลนั้นๆ
- การเพิ่มฟังก์ชั่นการใช้งาน และ การจัดการ User อีเมลผู้ใช้งาน หากระบบอีเมลที่ใช้งานไม่มีการเพิ่มหรือพัฒนาระบบความปลอดภัยมีการใช้งาน และไม่มีหน้าจัดการระบบอีเมลเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถจัดการอีเมลภายในโดเมนตนเองได้
- บริการ (Support) การบริการแก้ไขปัญหาเมื่อผู้ใช้งานพบปัญหาการใช้งานเกี่ยวกับระบบอีเมลผู้ให้บริการจะต้องตรวจสอบและแก้ไขปัญหาให้กับผู้ใช้งานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพไม่เกิดปัญหาเดิมซ้ำซาก
- ด้านราคาของระบบ Email hosting ในส่วนนี้ต้องมองร่วมกัน กับบริการ (Support) ในระหว่างการใช้งานของผู้ให้บริการนั้น ๆ ด้วย ยกตัวอย่างเช่นท่านเปลี่ยนไปใช้งานระบบ Email hosting ที่มีราคาถูกกว่าเดิมได้จริงแต่หากผู้ให้บริการ Email hosting รายใหม่ไม่สามารถ Support ปัญหาการใช้งานให้กับท่านได้นั้นจะส่งผลส่งเสียต่อท่านมากกว่า
มีระบบ Email hosting ใดบ้างที่ได้รับความนิยม มีผู้เลือกใช้งานจำนวนมาก
Email Hosting เป็นระบบที่มีผู้ให้บริการจำนวนมาก เป็นระบบ Email hosting ที่มีราคาถูกที่สุดจากในทั้งหมด ซึ่งรายละเอียดในการให้บริการและขนาดพื้นที่เก็บข้อมูล(Disk space) ฟังก์ชั่นการทำการและความปลอดภัย ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ ระบบ Email hosting นั้น ๆ ที่เป็นผู้พัฒนาขึ้นมาโดย เทคโนโลยีแลนด์ เป็นหนึ่งในผู้ให้บริการที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก
Google Workspace ถูกสร้างและให้บริการโดย Google โดยตรงซึ่งถือเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน Cloud และ Big Data ที่ได้รับความน่าเชื่อถือในระดับโลกเป็นระบบอีเมลที่มีการพัฒนาเพิ่มฟังก์ชั่นการใช้งานมาโดยตลอดตั้งแต่เปิดตัว ซึ่งมาพร้อมกับฟังก์ชั่นการใช้งานที่ครบวงจรเช่น Google Drive , ประชุมออนไลน์ Meeting , Calendar, Google Docs
และให้พื้นที่เก็บข้อมูล(Disk space) มากถึง 30 GB ในตัวเริ่มต้น และมีมากกว่านั้นใน Plan ที่สูงขึ้น ซึ่ง Google Workspace จะมีการปรับเปลี่ยนราคาขึ้นในปี 2567 นี้
Microsoft 365 (MS365) ถูกสร้างโดย Microsoft บริษัทที่เชี่ยวชาญด้าน Software ระดับโลก ซึ่งมีจุดเด่นตรงที่เป็นผู้ผลิต Software Microsoft Office เช่น Word, Excel, Powepoint, One Drive, MS Team และนำ Software เหล่านี้สามารถใช้งานบน Online โดยไม่ต้องติดตั้งในเครื่องหรือติดตั้งในเครื่องก็ได้เช่นกัน ซึ่งตัวเริ่มต้นของ Microsoft 365 นั้นให้พื้นที่เก็บข้อมูล(Disk space) มากถึง 50 GB และแยกพื้นที่เก็บข้อมูล One Drive อีก 1 TB และยังมี Plan ที่สูงขึ้นที่จะมี Microsoft Office license แท้สำหรับติดตั้งลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งานอีเมลอีกด้วย
ข้อมูลโดยสรุป
การเปลี่ยนระบบ Email Hosting ไม่ใช่เรื่องที่ง่ายเพียงแค่การเปลี่ยนชื่อโดเมนหรือการอัพเกรดเพียงอย่างเดียว เป็นกระบวนการที่ต้องมีการวางแผนและการทำงานร่วมกันจากทีม IT , ผู้บริหาร และผู้ใช้งานอีเมล องค์กรควรทำการประเมินความต้องการของธุรกิจในการสื่อสารและการทำงานร่วมกับผู้ให้บริการ Email Hosting เพื่อตรวจสอบว่าระบบที่เลือกสามารถตอบสนองต่อความต้องการนั้นได้หรือไม่ เนื่องจากในการเปลี่ยนแปลงระบบนั้นจะส่งผลกระทบในระหว่างการเปลี่ยนระบบหรือเปลี่ยนผู้ให้บริการซึ่งจะทำให้ท่านไม่สามารถรับ-ส่ง อีเมลในช่วงเวลาที่เปลี่ยนระบบได้(ระยะเวลาขึ้นอยู่กับแต่ละผู้ให้บริการ) จึงอาจส่งผลกระทบต่อการทำการหากไม่วางแผนการเปลี่ยนระบบให้ดีเสียก่อน
การเลือกที่จะเปลี่ยนระบบต้องพิจารณาค่าใช้จ่าย, บริการ (Support), ความปลอดภัย, และความยืดหยุ่นในการใช้งาน ,ความตรงต่อความต้องการใช้งาน เพื่อให้การตัดสินใจนี้สามารถนำไปสู่ประโยชน์และความเสถียรที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของท่าน โดยการทำอีเมลบริษัทนั้นก็ไม่ได้ยากอย่างที่คิด
บทความที่เกี่ยวข้อง
- ระบบ Email ของ MS365 หรือ Office 365 คืออะไร ?
- MS365 VS Google Workspace VS Mail Server ต่างกันอย่างไรแบบไหนเหมาะกับเรา ?
- การ Migrate ข้อมูลเมื่อมีการย้ายผู้ให้บริการ Email Hosting
- เราจะเลือก Email Hosting เจ้าไหนดีอย่างมีประสิทธิภาพ
- ทำไมจึงควรแยกการใช้งานระหว่าง Email Hosting และ Web Hosting ออกจากกัน