ในการย้ายผู้ให้บริการ Email Hosting เป็นอาจจะดูเป็นเรื่องใหญ่ในการดำเนินการ แต่ถ้าหากมีการวางแผนล่วงหน้า และดำเนินการตามคำแนะนำของผู้ให้บริการ ก็จะทำให้เกิดผลกระทบน้อยที่สุด
ข้อมูลที่ต้องเตรียมการก่อนการย้ายผู้ให้บริการ
Back Up ข้อมูลจาก Hosting เดิม
ในขั้นตอนสำหรับผู้ที่ใช้งานผ่านหน้าเว็บเมล หรือ Type IMAP นั้น ข้อมูลทั้งหมด จะถูกเก็บอยู่ใน Server ของผู้ให้บริการเดิม
เมื่อมีการย้ายระบบอีเมลมาใช้กับผู้ให้บริการใหม่ ข้อมูลเหล่านั้นจะไม่ได้มาด้วยทั้งหมด ดังนั้น ผู้ใช้งานควรที่จะมีการ Backup
ข้อมูลทั้งหมด ลง MS Outlook ให้เป็น Type POP เพื่อดึงข้อมูลจาก Server เข้ามาเก็บในหน่วยความจำของอุปกรณ์ ก่อนการย้ายระบบ (หากผู้ใช้งานมีการใช้งาน Type POP อยู่แล้ว ก็ไม่ต้องดำเนินการในส่วนนี้)
หน้าการจัดการโดเมน CPanel
ที่สามารถใช้ในการ เปลี่ยน ค่า DNS, TXT, MX หรือ ค่า Name Server หลัก ของโดเมนที่มีการใช้งานอีเมลได้
หน้าการจัดการบัญชีอีเมล Email Panel
ที่เป็นหน้าการจัดการที่มีรายละเอียดของบัญชีอีเมล รหัสผ่าน Forwarder/Group Mail ที่มีการใช้งานในปัจจุบัน เพื่อนำมาติดตั้งบน Server ของผู้ให้บริการใหม่
กำหนดนัดหมายวันเวลาการย้ายผู้ให้บริการ
ข้อนี้มีความสำคัญเนื่องจากการย้ายผู้ให้บริการระบบอีเมลนั้น จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนค่า DNS จึงทำให้ ต้องรอ DNS Update ซึ่งใช้ระยะเวลาอย่างน้อย 1-3 ชั่วโมง โดยผลกระทบที่เกิดขึ้นคือ ระบบอีเมลจะไม่สามารถใช้งานรับ-ส่งอีเมลได้ ในระยะเวลาดังกล่าว จึงต้องมีการวางแผน การนัดหมายในช่วงที่มีไม่ได้มีการใช้งานรับส่งอีเมล เพื่อให้กระทบกับการใช้งานน้อยที่สุด
หากมีการเตรียมข้อมูลทั้งหมดพร้อมการย้ายผู้ให้บริการระบบอีเมล ก็จะมีประสิทธิภาพ และเกิดผลกระทบต่อผู้ใช้งานน้อยมาก
บทความที่เกี่ยวข้อง
Email Hosting คืออะไร ?
การเปลี่ยนค่า DNS (MX) มีผลทันทีหรือต้องรอไหม
ทำไม DNS ถึงมีความสำคัญกับการใช้งาน Email Hosting
การเปลี่ยนค่า DNS (MX) ทำไมถึงมีผลต่อการใช้งาน Email