เราจะเลือก Email Hosting เจ้าไหนดีอย่างมีประสิทธิภาพ

Email Hosting คืออะไร ?

Email Hosting คือ ระบบอีเมล์ที่ใช้งานกันภายในองค์กร ซึ่งมีความแตกต่างไปจากระบบ Free Email ทั่วไป เช่น มีระบบ Admin ที่สามารถบริหารจัดการ User ได้และยังสามารถใช้งานภายใต้ @domain ตนเองได้

ปัญหาการใช้งานที่มากมาย ?

ผู้เขียนเชื่อว่าท่านที่ได้อ่านบทความนี้อยู่นั้นส่วนใหญ่มักจะพบกับปัญหาการใช้งาน Email Hosting อยู่และกำลังหาข้อมูลในการเปลี่ยนผู้ให้บริการ Email Hosting ปัญหาที่มักพบได้บ่อย เช่น ส่ง Email ไม่ถึงปลายทาง (IP ติด Blacklist) ระบบล่มและเมื่อเกิดปัญหาผู้ให้บริการก็อาจจะแก้หรือไม่แก้ปัญหาให้และปัญหาเหล่านั้นก็ไม่จบไปสักที ทำให้ต้องเปลี่ยนผู้ให้บริการในที่สุด

Function มากมายจำเป็นจริงหรือ ?

มันจะมีประโยชน์อะไรหากระบบ Email Hosting ที่ใช้งานเต็มไปด้วย Function การทำงานและพื้นที่ (Email Diskspace) จำนวนมากแต่ระบบ Email หลักที่ใช้รับส่งเต็มไปด้วยปัญหาเพราะอย่าลืมว่าเมื่อ Function การทำงานยิ่งมากยิ่งต้องใช้ทรัพยากรด้านเทคนิคจำนวนมากและทุกจุดย่อมเกิดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหา หากไม่สามารถบริหารจัดการได้ดีพอ รวมถึงผู้ให้บริการยังต้องเสียทรัพยากรไปบริหารระบบย่อยๆแทนที่จะ Focus ไปยังระบบการรับส่ง Email หลักเพียงอย่างเดียว

สาเหตุที่ทำให้เจอแต่ระบบที่มีปัญหา

• พนักงานเปลี่ยนคนบ่อย
  
  เมื่อองค์กรที่มีพนักงานเปลี่ยนไปบ่อยๆ ย่อมทำให้ความเชี่ยวชาญในการแก้ไขปัญหาและพัฒนาระบบนั้นน้อยไปเรื่อยๆ เพราะไม่มีพนักงานคนใดคนหนึ่งมีความรู้มากพอในการพัฒนาระบบ Email Hosting หรือแม้แต่ช่วยในการแก้ไขปัญหาของลูกค้า
  

• ผู้ให้บริการเน้นการขายสินค้าที่หลากหลาย
  
  ยกตัวอย่างเช่นหากท่านต้องการดื่มกาแฟดีๆสักแก้วท่านจะไปร้านกาแฟหรือร้านอาหารที่มีสินค้าจำนวนมากและกาแฟก็เป็นเพียงสินค้าหนึ่งของเค้าเท่านั้น แน่นอนว่าเราย่อมไปร้านกาแฟเพราะเรามีความเชี่อว่าเค้าย่อมทุ่มเทในการพัฒนากาแฟที่ดีมากกว่าร้านที่เต็มไปด้วยสินค้าจำนวนมากเพราะมันจะเป็นไปได้ยากที่เค้าจะทำทุกสินค้าได้ดีทั้งหมด
  
  เช่นเดียวกับระบบ Email Hosting เป็นระบบที่มีความซับซ้อนสูงมาก ซึ่งเต็มไปด้วยการทำงานย่อยๆ เช่น คุณภาพการรับส่ง Email ความเสถียรของระบบในความเห็นส่วนตัวผู้เขียนมันเป็นไปได้ค่อนข้างยากมากหากผู้ให้บริการมิได้ Focus สินค้าในการให้บริการระบบ Email เพียงอย่างเดียวเท่านั้น
  
  
• ประสบการณ์ที่ไม่มากพอของผู้ให้บริการ
  
  หากคุณปวดขาแล้วไปพบแพทย์ก็เป็นเรื่องปกติมากๆ ที่ใครๆก็อยากพบแพทย์ที่มีประสบการณ์ ซึ่งดูเหมือนว่าอาการปวดขาอาจจะเป็นอาการทั่วไปที่ใครๆก็รักษาได้ แต่หากเราเลือกได้เราก็อยากรักษากับแพทย์เฉพาะด้านที่มีประสบการณ์ ซึ่งอาจจะมีมุมมองการรักษาที่แตกต่างกัน
  
  เช่นเดียวกับระบบ Email ประสบการณ์และความสามารถของบุคลากรนั้นเป็นส่วนสำคัญยิ่งที่จะพัฒนาสินค้าให้มีประสิทธิภาพ โดย Software ของระบบ Email เป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งเท่านั้นเพราะการ Maintenance นั้นเป็นหน้าที่โดยตรงของผู้ให้บริการดังนั้นหากผู้ให้บริการนั้นเปิดบริการมาหลายปีรวมถึงเป็นบริษัทที่มีความมั่นคงย่อมเป็นส่วนสำคัญในการเลือกให้ผู้ให้บริการเช่นกัน
  
  

ความแตกต่างของผู้ให้บริการ Email Hosting

ในความเห็นส่วนตัวผู้เขียนแนะนำว่าควรเลือกผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญและให้บริการสินค้าด้าน Email มากกว่าผู้ให้บริการสินค้าที่หลากหลาย เพราะผู้ให้บริการเฉพาะย่อม Focus และทุ่มเทในการพัฒนาและให้บริการสินค้าเพียงชนิดเดียวเท่านั้น

ผู้ให้บริการเฉพาะ Email	ผู้ให้บริการทั่วไป
มีสินค้าด้าน Email เท่านั้น	มีสินค้าหลากหลาย เช่น Web Hosting, จด Domain, Email Hosting และระบบอื่นๆ
มันเป็นผู้ผลิตและสร้างระบบ Email ของตนเองทั้งหมด	นำเข้า Software สำเร็จรูปเข้ามาติดตั้ง
มีระบบ Admin หรือ Control Panel ที่คลอบคลุมการใช้งานในระดับองค์กร	มักเป็นระบบ Control Panel ของ Website ที่มีจุดประสงค์เพื่อบริหารจัดการเว็บไซต์
พนักงานทั้งหมดให้บริการเฉพาะระบบ Email เท่านั้น	พนักงานให้บริการทุกสินค้า
มุ่งเน้นสินค้าไปยังสินค้าเดียว	มุ่งเน้นสินค้าไปทุกสินค้าที่สร้างรายได้

(ข้อมูลเป็นไปตามความเห็นส่วนตัวของผู้เขียนเท่านั้น)

ความแตกต่างระหว่างระบบระดับโลกและ Email Hosting ทั่วไป

ระบบระดับโลกในความหมายของผู้เขียน คือ ระบบ Google Workspace โดย Google หรือ ระบบ MS 365 โดย Microsoft ซึ่งแน่นอนว่าระบบเหล่านี้ย่อมมี Function และประสิทธิภาพมากกว่าระบบ Email Hosting ทั่วไปอย่างแน่นอนเพราะใช้ทีมพัฒนาระดับโลกและเงินทุนจำนวนมหาศาล แต่แน่นอนว่าย่อมแลกมาด้วยค่าใช้จ่ายที่มากขึ้น และจริงๆแล้วองค์กรของเราต้องการ Function การทำงานทั้งหมดหรือไม่

ระบบระดับโลก	ระบบ Email Hosting ทั่วไป
เน้น Function การทำงานเป็นทีมที่ครบวงจร เช่น vdo conference, calendar, email, drive, software สำหรับการทำงานเป็นทีม	มีแต่ระบบ Email เท่านั้น
ราคาสูง	ราคาถูกกว่า
เสถียรและนิ่งกว่า	ความเสถียรน้อยกว่า
ผู้ให้บริการในไทยเป็นเพียงตัวแทนจำหน่าย	ผู้ให้บริการในไทยอาจจะเป็นผู้สร้างระบบดังกล่าวเอง

จากข้อมูลด้านบนย่อมเห็นว่าระบบระดับโลกมีข้อดีกว่าระบบ Email Hosting ทั่วไปในทุกๆด้านอย่างแน่นอน แต่แน่นอนว่าค่าใช้จ่ายแพงกว่าระบบ Email Hosting ทั่วไปหลายเท่า หากเรามิได้จำเป็นต้องใช้งาน Function เหล่านั้นการใช้งานแต่ Email Hosting ย่อมช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่าย แต่ต้องเลือกผู้ให้บริการที่มีคุณภาพ แต่หากท่านมีงบประมาณที่จำกัดแต่ต้องการใช้งานระบบระดับโลกท่านสามารถพิจารณาการใช้งานร่วมกัน 2 ระบบ เช่น Google Workspace Hybrid แต่ต้องเลือกผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญสูงเช่นกัน

แล้วเราจะเลือกผู้ให้บริการที่ไหนดี ?

การที่เราจะสร้างอีเมลองค์กร เราควรเลือกผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญมีประสบการณ์รวมถึงพนักงานมีประสบการณ์ในการแก้ไขปัญหาอย่างทันท่วงที และผู้ให้บริการควรมุ่งเน้นสินค้าไปยังการให้บริการ Email Hosting มากกว่าการให้บริการสินค้าที่หลากหลายและควรมีมาตรฐานหรือผลงานที่ได้รับการยอมรับที่ตรวจสอบได้ เพราะนั่นย่อมเป็นสิ่งที่แสดงถึงความเชี่ยวชาญอย่างสมเหตุสมผลมากกว่าคำกล่าวอ้างหรือรูปภาพที่แสดงประสิทธิภาพที่ไม่มีแหล่งที่มาหรือไม่สมเหตุสมผล

ถูกสุดไม่ใช่คำตอบ

หากคุณใช้งานระบบ Email Hosting ที่ราคาถูกมากๆเสมือนดั่งได้ฟรีและแน่นอนว่าใครๆก็อยากได้ แต่มันจะไม่มีประโยชน์อะไรเลยหากมันใช้งานจริงไม่ได้และอาจจะสร้างความเสียหายมากกว่า เช่น จะส่ง Email ไปหาลูกค้าว่าให้มารับของที่ท่าเรือวันพรุ่งนี้ที่ประเทศปลายทางช่วงเช้า แต่ Email นั้นกลับไม่ถูกส่งไปหรือส่งไปล่าช้า (Email Delayed) นั่นย่อมเกิดความเสียหายเป็นตัวเงินทันที ซึ่งถึงแม้ว่าเราอาจจะได้ระบบ Email ฟรีๆมาใช้มันก็ไม่เกิดประโยชน์อะไรเลย

จุดมุ่งหมายของการใช้งานคืออะไร ?

แน่นอนว่าไม่มีใครอยากเปลี่ยนผู้ให้บริการ Email Hosting บ่อยๆ ถึงแม้อาจจะพบภายหลังว่ามีผู้ให้บริการรายอื่นให้บริการด้วยราคาที่ถูกหรือมี Function ที่มากกว่า เพราะนั่นย่อมเกิดปัญหาการใช้งานจำนวนมากในระหว่างการใช้งาน และพนักงาน IT Support ก็อาจจะถูกตำหนิจากผู้บริหาร ดังนั้นจุดมุ่งหมายสูงสุดในการเลือกผู้ให้บริการ Email Hosting ที่ถูกต้องคือ ระบบที่มีความเสถียร มีความน่าเชื่อถือในการรับส่ง Email ผู้ให้บริการมีพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญในการพัฒนาและแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงทีและมีประสิทธิภาพและมีราคาที่สมเหตุสมผลไม่ถูกหรือแพงเกินไป เป็นต้น

บทความที่เกี่ยวข้อง

ทำไมไม่ควรส่ง Email โฆษณาผ่าน Email Hosting !